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5 astuces pour gérer les cautions en location saisonnière

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Aussi appelée “dépôt de garantie”, la caution payée par vos voyageurs permet de parer à toute dégradation, volontaire ou non, de votre propriété mais aussi à tout frais de ménage supplémentaire.

La quasi intégralité des réservations en location saisonnière étant faite en ligne, plusieurs options s’offrent à vous quant à la gestion des cautions.

Comment définir le montant d’une caution ? Quelle offre choisir ? On vous explique tout ici.

Caution : sous quelles conditions ?

Peu importe la durée du séjour et le montant de la nuitée : il est conseillé de toujours demander une caution à vos voyageurs !

Dès lors, comment s’assurer d’un paiement en bonne et dûe forme ?

Comme vous vous en doutez, il n’est pas judicieux de demander un paiement en liquide (non-traçable et possibilité d’utilisation de faux billets) ou par chèque (dû aux risques de non-provisionnement et à la limitation géographique, le créditeur et le débiteur devant être domiciliés dans le même pays).

Le montant de la caution n’est pas fixé par la loi. La pratique veut cependant que son montant ne dépasse pas 20 à 25% du coût de la location, ce montant devant être mentionné dans le contrat de location. L’encaissement se fait alors lors de l’état des lieux d’entrée, qui doit être suivi d’un état des lieux de sortie lorsque les locataires quittent les lieux. Cela vous permet de faire état de la situation de votre location et de gérer les litiges, s’il y a.

Si aucune casse ou dégradation n’est constatée, les voyageurs doivent alors être remboursés dans un délai raisonnable. Ce délai, d’en général 7 à 10 jours selon les loueurs, doit être mentionné dans le contrat de location saisonnière.

Si, cependant, des travaux ou une remise en état excessive doivent être effectués, fournissez les factures correspondantes et soustrayez le montant facturé au dépôt de garantie.

Gestion de la caution : 5 solutions possibles

Il existe 5 solutions communes pour gérer le paiement et le remboursement de vos cautions :

  • L’utilisation de TPE virtuel (Terminal de Paiement Électronique) : solution simple et efficace de paiement à distance, utilisant la carte bancaire du voyageur, à la manière de Stripe, Paypal, Verifone ou Ingenico (associé à un contrat de vente à distance avec votre banque). Les frais et commissions varient d’une solution à l’autre.

  • L’empreinte de carte bancaire : elle permet aux voyageurs de ne pas être prélevés lors du paiement de la caution. L’empreinte est valable 7 jours, renouvelable. Vous pouvez aussi réaliser l’empreinte directement le jour de l’arrivée des locataires, l’empreinte sera alors valable toute la durée de leur séjour. Ce service est notamment proposé par Stripe, en décochant une case lors de l’encaissement.

  • Virements bancaires : aucune commission n’est en général appliquée mais des frais de virement peuvent s’ajouter, selon les établissements bancaires. 1 à 3 jours de délai peut être nécessaire avant de recevoir le paiement. Notez que l’ajout d’un RIB, notamment à l’international, peut aussi être limité par certaines banques.

  • Paiement de caution via les plateformes de location :

Si l’on prend l’exemple des 5 plateformes de location avec lesquelles nous sommes connectés, voici comment vous pourriez gérer la caution :

  • Airbnb : le plus simple ! Airbnb garde une empreinte carte bancaire et vous donne un délai de 48h après le départ des voyageurs pour signaler un incident et utiliser la caution.

  • HomeAway : en tant que client BookingSync connecté à HomeAway via API, la passerelle de paiement configurée dans votre compte BookingSync est utilisée pour l’encaissement des réservations HomeAway. A vous de définir dans votre compte BookingSync, si vous souhaitez encaisser la caution lors du paiement de la réservation (avec le solde généralement) ou bien gérer cela à l’arrivée.

  • Booking.com : ne gère pas les cautions, jusqu’à présent la majorité des gestionnaires reçoivent de la part de Booking.com les coordonnées de carte bancaire des voyageurs et les débitent manuellement ou font une empreinte carte bancaire avec leur passerelle de paiement, ou bien encore gèrent la caution à l’arrivée. Nous proposerons bientôt la même intégration de paiement qu’avec HomeAway, il sera donc possible de débiter la caution avec la réservation lors du paiement.

  • TripAdvisor : encaisse la caution du voyageur et vous donne 7 jours après le départ du voyageur pour déclarer un incident et utiliser la caution. Sans incident, TripAdvisor rembourse le voyageur.

  • misterb&b : ne gère pas les cautions.

Pour HomeAway, Booking.com (bientôt), TripAdvisor et misterb&b, si vous décidez de ne pas encaisser les cautions lors du paiement du séjour et de ne pas collecter la caution via ces plateformes, vous pourrez via une Notification BookingSync, demander le paiement de la caution avec un lien de paiement sécurisé et collecter l’argent via votre passerelle de paiement, par exemple.

La question des cautions est un point certes épineux, mais essentiel à la gestion de vos locations saisonnières et à votre tranquillité d’esprit. Prenez le temps de comparer les solutions existantes sur le marché pour trouver celle qui vous conviendra le mieux, selon vos priorités : gain de temps, économie d’argent ou simplicité d’utilisation.

 

Envie d’en savoir plus ? Voici deux vidéos proposées par Propriétaire Libre et Louer-en-courte-durée, deux experts de la location saisonnière francophone :

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Flexibilité et liberté : Travailler avec l’API BookingSync

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Le saviez-vous ? BookingSync permet à ses clients et partenaires d’accéder gratuitement à une API (Interface de programmation).
Une API facilite le développement de votre propre programme, fonctionnant avec notre plateforme.

    

Depuis la création de BookingSync, nous avons toujours voulu travailler en collaboration avec nos partenaires et clients, en leur apportant des solutions efficaces de flexibilité et liberté. Notre interface de programmation étant ouverte, chacun de nos clients et partenaires peut créer ses outils complémentaires pour répondre à ses propres besoins.
Application réservée aux propriétaires, aux voyageurs ou encore statistiques sur vos locations… Laissez libre cours à vos besoins et connectez-les à notre plateforme.

      

Envie d’en savoir plus ? Regardez vite cette courte présentation !

Le défi du taux d'occupation : le cas Air Rental

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Comment Air Rental a-t-il repensé sa stratégie de gestion de propriétés, pour atteindre son objectif de taux d’occupation de 95%, avec BookingSync et Rental Ninja ?

Retrouvez la présentation Slideshare à la fin de cet article.

Air Rental en quelques mots

Air Rental a débuté dans la gestion de locations saisonnières à Montpellier, il y a moins de deux ans. En tant que startup de gestion, Air Rental s’est rapidement développé grâce au bouche-à-oreille, parmi les propriétaires immobiliers. Leur objectif de maintenir un taux d’occupation de 95% tout en gérant tous les autres aspects de la location a aidé dans leur croissance.

DEFI

Au début, Air Rental n’était listé que sur Airbnb et atteignait un taux d’occupation moyen de 60-70%. Il leur fallait trouver un moyen de distribuer leur portefeuille de locations grandissant à travers plus de portails, afin d’atteindre leurs objectifs de taux d’occupation.

En rejoignant BookingSync, ils avaient tout à coup accès à une plateforme qui leur permettait de gérer leurs propriétés à travers plus de 10 portails, tels que Booking.com et HomeAway. BookingSync intègre les données complexes inhérentes à chaque gestionnaire et facilite leur gestion. En plus de cela, Air Rental a pu créer des sites web individuels pour chaque location, ouvrant la voie aux paiements directs pour les voyageurs. Une meilleure visibilité via BookingSync a permis de booster leur taux d’occupation mais aussi leur bénéfice.

Une fois les locations synchronisées depuis une même plateforme, Air Rental a ensuite cherché un moyen d’automatiser ses besoins quotidiens en location saisonnière. “Nous avions besoin de repères visuels dans notre analyse de données, chose que nous n’avions pas au début” raconte Thomas Servais, Responsable des Partenariats et Co-Fondateur d’Air Rental. “Nous utilisions des fichiers Excel très complexes pour gérer nos finances. Nous avons ensuite découvert Rental Ninja dans l’App Center BookingSync”.

BookingSync propose une API ouverte, ce qui signifie qu’ils hébergent beaucoup d’autres applications qui sont compatibles avec leur programme. Cela ouvre bien d’autres possibilités aux utilisateurs et leurs besoins.


Juste avant de trouver Rental Ninja via BookingSync, Thomas avait contacté une grande entreprise de développement afin de créer une application pouvant couvrir leurs besoins journaliers en gestion de location saisonnière. Ils voulaient créer une application pouvant utiliser le calendrier BookingSync et envoyer des alertes en temps réel aux administrateurs, agents de nettoyage et d’accueil.

“Finalement”, ajoute Thomas, “nous nous sommes rendus compte que Rental Ninja était précisément l’application que nous tentions de créer par nous-mêmes. C’était une vraie surprise pour nous, étant donné que nous avons eu immédiatement accès au produit final que nous avions prévu de développer.”

SOLUTION

Air Rental utilise Rental Ninja afin de fournir à leurs équipes une seule application mobile, permettant de gérer leurs locations quotidiennement depuis de multiples portails. Au bureau, les administrateurs Air Rental accèdent à leurs données de location saisonnière de manière globale : l’état actuel et la rentabilité de plus de 40 locations saisonnières à travers 10 plateformes différentes.

“Rental Ninja fournit des graphiques visuels sur la rentabilité de chaque location, avec une excellente vue d’ensemble de l’entreprise en général. Nous savons exactement combien de personnes louent nos appartements ce soir, par exemple” indique Thomas.

“Nous avons accès au chiffre d’affaires global des biens en location, combien de nuits ont été réservées sur les 30 derniers jours, combien de locations étaient actives”. Deux autres graphiques présents sur le tableau de bord indique l’évolution du taux d’occupation à travers le temps et le chiffre d’affaires par réservation. L’accès aux rapports est instantané.


Rental Ninja a un avantage unique : il a été construit par des ingénieurs en informatique ayant plus de 15 ans d’expérience en location saisonnière dans le marché complexe et fluctuant de Barcelone. Rental Ninja a créé les fonctionnalités dont les gestionnaires saisonniers ont besoin pour maîtriser et exploiter les précieuses données fournies par BookingSync.

Rental Ninja a pour mission de simplifier tout le processus de location saisonnière. Pour y arriver, tous les retours et collaborations des utilisateurs sont les bienvenus. “Nous leur avons envoyé une liste détaillée des développements que nous voulions” indique Thomas, “et ils ont ajouté des notifications push et ajouté une fenêtre de discussion dans leur application.”

 

Cette application mobile permet aux administrateurs de partager des informations sur les clients et les appartements avec les équipes en charge des aspects opérationnels et logistiques des missions. A travers Rental Ninja, chaque membre de l’équipe est assigné à un rôle et Air Rental donne des accès aux membres en fonction de leur rôle et ce dont ils ont besoin pour travailler.


Avant Rental Ninja, Air Rental utilisait plusieurs calendriers et devait communiquer les rendez-vous et modifications par téléphone ou email. Désormais, leurs équipes reçoivent des notifications push en temps réel et des alertes depuis un seul calendrier dans l’application.

“Les personnes avec qui nous travaillons utilisent les calendriers chaque jour. Ils ont accès aux contacts des voyageurs arrivant et à toutes les informations sur les heures et dates d’arrivée et de départ, selon les appartements qu’ils gèrent”, indique Thomas.


Le personnel Air Rental est désormais informé en temps réel. Il utilise l’application chaque fois qu’un client arrive et peut ajouter des frais et photos de documents importants de manière instantanée. “Ils ont juste à cliquer sur l’application, aller dans les réservations, et ils savent où ils en sont.”

La possibilité de donner accès aux employés à seulement les biens et fonctionnalités dont ils ont besoin leur permet de rester organisés, même à distance, et économise le temps de tout le monde.


RÉSULTATS

Avant Rental Ninja, chaque nouvel agent d’accueil devait télécharger pas moins de 5 applications différentes pour accéder aux calendriers et aux informations dont ils avaient besoin. Désormais, une seule suffit.

Les outils de gestion des rôles et accès simplifient l’accueil et réduisent les communications journalières entre les gestionnaires administratifs et les agent d’accueil et les équipes d’entretien.

Air Rental bénéficie désormais d’un accès facile d’utilisation, avec un accès à toutes leurs statistiques et rapports basés sur les données BookingSync. Cela leur permet de maximiser leur entreprise depuis le chiffre d’affaires, les performances des portails, le taux d’occupation au profil client, et ce depuis le tableau de bord web.


Thomas et ses collègues pouvant appréhender leur croissance et performance des portails sur une longue durée, cela leur permet de réduire les risques et de prendre des décisions éclairées sur leur expansion.

“Grâce à cette nouvelle stratégie de gestion,  nous avons ouvert une nouvelle ville : Marseille. Sur les deux dernières semaines, nous avons ajouté 10 biens à notre portefeuille. Je sais que c’est directement lié à la façon dont nous gérons nos équipes et nos données.”