Comment Air Rental a-t-il repensé sa stratégie de gestion de propriétés, pour atteindre son objectif de taux d’occupation de 95%, avec BookingSync et Rental Ninja ?

Retrouvez la présentation Slideshare à la fin de cet article.

Air Rental en quelques mots

Air Rental a débuté dans la gestion de locations saisonnières à Montpellier, il y a moins de deux ans. En tant que startup de gestion, Air Rental s’est rapidement développé grâce au bouche-à-oreille, parmi les propriétaires immobiliers. Leur objectif de maintenir un taux d’occupation de 95% tout en gérant tous les autres aspects de la location a aidé dans leur croissance.

DEFI

Au début, Air Rental n’était listé que sur Airbnb et atteignait un taux d’occupation moyen de 60-70%. Il leur fallait trouver un moyen de distribuer leur portefeuille de locations grandissant à travers plus de portails, afin d’atteindre leurs objectifs de taux d’occupation.

En rejoignant BookingSync, ils avaient tout à coup accès à une plateforme qui leur permettait de gérer leurs propriétés à travers plus de 10 portails, tels que Booking.com et HomeAway. BookingSync intègre les données complexes inhérentes à chaque gestionnaire et facilite leur gestion. En plus de cela, Air Rental a pu créer des sites web individuels pour chaque location, ouvrant la voie aux paiements directs pour les voyageurs. Une meilleure visibilité via BookingSync a permis de booster leur taux d’occupation mais aussi leur bénéfice.

Une fois les locations synchronisées depuis une même plateforme, Air Rental a ensuite cherché un moyen d’automatiser ses besoins quotidiens en location saisonnière. “Nous avions besoin de repères visuels dans notre analyse de données, chose que nous n’avions pas au début” raconte Thomas Servais, Responsable des Partenariats et Co-Fondateur d’Air Rental. “Nous utilisions des fichiers Excel très complexes pour gérer nos finances. Nous avons ensuite découvert Rental Ninja dans l’App Center BookingSync”.

BookingSync propose une API ouverte, ce qui signifie qu’ils hébergent beaucoup d’autres applications qui sont compatibles avec leur programme. Cela ouvre bien d’autres possibilités aux utilisateurs et leurs besoins.

Juste avant de trouver Rental Ninja via BookingSync, Thomas avait contacté une grande entreprise de développement afin de créer une application pouvant couvrir leurs besoins journaliers en gestion de location saisonnière. Ils voulaient créer une application pouvant utiliser le calendrier BookingSync et envoyer des alertes en temps réel aux administrateurs, agents de nettoyage et d’accueil.

“Finalement”, ajoute Thomas, “nous nous sommes rendus compte que Rental Ninja était précisément l’application que nous tentions de créer par nous-mêmes. C’était une vraie surprise pour nous, étant donné que nous avons eu immédiatement accès au produit final que nous avions prévu de développer.”

SOLUTION

Air Rental utilise Rental Ninja afin de fournir à leurs équipes une seule application mobile, permettant de gérer leurs locations quotidiennement depuis de multiples portails. Au bureau, les administrateurs Air Rental accèdent à leurs données de location saisonnière de manière globale : l’état actuel et la rentabilité de plus de 40 locations saisonnières à travers 10 plateformes différentes.

“Rental Ninja fournit des graphiques visuels sur la rentabilité de chaque location, avec une excellente vue d’ensemble de l’entreprise en général. Nous savons exactement combien de personnes louent nos appartements ce soir, par exemple” indique Thomas.

“Nous avons accès au chiffre d’affaires global des biens en location, combien de nuits ont été réservées sur les 30 derniers jours, combien de locations étaient actives”. Deux autres graphiques présents sur le tableau de bord indique l’évolution du taux d’occupation à travers le temps et le chiffre d’affaires par réservation. L’accès aux rapports est instantané.

Rental Ninja a un avantage unique : il a été construit par des ingénieurs en informatique ayant plus de 15 ans d’expérience en location saisonnière dans le marché complexe et fluctuant de Barcelone. Rental Ninja a créé les fonctionnalités dont les gestionnaires saisonniers ont besoin pour maîtriser et exploiter les précieuses données fournies par BookingSync.

Rental Ninja a pour mission de simplifier tout le processus de location saisonnière. Pour y arriver, tous les retours et collaborations des utilisateurs sont les bienvenus. “Nous leur avons envoyé une liste détaillée des développements que nous voulions” indique Thomas, “et ils ont ajouté des notifications push et ajouté une fenêtre de discussion dans leur application.”

Cette application mobile permet aux administrateurs de partager des informations sur les clients et les appartements avec les équipes en charge des aspects opérationnels et logistiques des missions. A travers Rental Ninja, chaque membre de l’équipe est assigné à un rôle et Air Rental donne des accès aux membres en fonction de leur rôle et ce dont ils ont besoin pour travailler.

Avant Rental Ninja, Air Rental utilisait plusieurs calendriers et devait communiquer les rendez-vous et modifications par téléphone ou email. Désormais, leurs équipes reçoivent des notifications push en temps réel et des alertes depuis un seul calendrier dans l’application.

“Les personnes avec qui nous travaillons utilisent les calendriers chaque jour. Ils ont accès aux contacts des voyageurs arrivant et à toutes les informations sur les heures et dates d’arrivée et de départ, selon les appartements qu’ils gèrent”, indique Thomas.

Le personnel Air Rental est désormais informé en temps réel. Il utilise l’application chaque fois qu’un client arrive et peut ajouter des frais et photos de documents importants de manière instantanée. “Ils ont juste à cliquer sur l’application, aller dans les réservations, et ils savent où ils en sont.”

La possibilité de donner accès aux employés à seulement les biens et fonctionnalités dont ils ont besoin leur permet de rester organisés, même à distance, et économise le temps de tout le monde.

RÉSULTATS

Avant Rental Ninja, chaque nouvel agent d’accueil devait télécharger pas moins de 5 applications différentes pour accéder aux calendriers et aux informations dont ils avaient besoin. Désormais, une seule suffit.

Les outils de gestion des rôles et accès simplifient l’accueil et réduisent les communications journalières entre les gestionnaires administratifs et les agent d’accueil et les équipes d’entretien.

Air Rental bénéficie désormais d’un accès facile d’utilisation, avec un accès à toutes leurs statistiques et rapports basés sur les données BookingSync. Cela leur permet de maximiser leur entreprise depuis le chiffre d’affaires, les performances des portails, le taux d’occupation au profil client, et ce depuis le tableau de bord web.

Thomas et ses collègues pouvant appréhender leur croissance et performance des portails sur une longue durée, cela leur permet de réduire les risques et de prendre des décisions éclairées sur leur expansion.

“Grâce à cette nouvelle stratégie de gestion,  nous avons ouvert une nouvelle ville : Marseille. Sur les deux dernières semaines, nous avons ajouté 10 biens à notre portefeuille. Je sais que c’est directement lié à la façon dont nous gérons nos équipes et nos données.”