Aussi appelée “dépôt de garantie”, la caution payée par vos voyageurs permet de parer à toute dégradation, volontaire ou non, de votre propriété mais aussi à tout frais de ménage supplémentaire.

La quasi intégralité des réservations en location saisonnière étant faite en ligne, plusieurs options s’offrent à vous quant à la gestion des cautions.

Comment définir le montant d’une caution ? Quelle offre choisir ? On vous explique tout ici.

Caution : sous quelles conditions ?

Peu importe la durée du séjour et le montant de la nuitée : il est conseillé de toujours demander une caution à vos voyageurs !

Dès lors, comment s’assurer d’un paiement en bonne et dûe forme ?

Comme vous vous en doutez, il n’est pas judicieux de demander un paiement en liquide (non-traçable et possibilité d’utilisation de faux billets) ou par chèque (dû aux risques de non-provisionnement et à la limitation géographique, le créditeur et le débiteur devant être domiciliés dans le même pays).

Le montant de la caution n’est pas fixé par la loi. La pratique veut cependant que son montant ne dépasse pas 20 à 25% du coût de la location, ce montant devant être mentionné dans le contrat de location. L’encaissement se fait alors lors de l’état des lieux d’entrée, qui doit être suivi d’un état des lieux de sortie lorsque les locataires quittent les lieux. Cela vous permet de faire état de la situation de votre location et de gérer les litiges, s’il y a.

Si aucune casse ou dégradation n’est constatée, les voyageurs doivent alors être remboursés dans un délai raisonnable. Ce délai, d’en général 7 à 10 jours selon les loueurs, doit être mentionné dans le contrat de location saisonnière.

Si, cependant, des travaux ou une remise en état excessive doivent être effectués, fournissez les factures correspondantes et soustrayez le montant facturé au dépôt de garantie.

Gestion de la caution : 5 solutions possibles

Il existe 5 solutions communes pour gérer le paiement et le remboursement de vos cautions :

• L’utilisation de TPE virtuel (Terminal de Paiement Électronique) : solution simple et efficace de paiement à distance, utilisant la carte bancaire du voyageur, à la manière de Stripe, Paypal, Verifone ou Ingenico (associé à un contrat de vente à distance avec votre banque). Les frais et commissions varient d’une solution à l’autre.

• L’empreinte de carte bancaire : elle permet aux voyageurs de ne pas être prélevés lors du paiement de la caution. L’empreinte est valable 7 jours, renouvelable. Vous pouvez aussi réaliser l’empreinte directement le jour de l’arrivée des locataires, l’empreinte sera alors valable toute la durée de leur séjour. Ce service est notamment proposé par Stripe, en décochant une case lors de l’encaissement.

• Virements bancaires : aucune commission n’est en général appliquée mais des frais de virement peuvent s’ajouter, selon les établissements bancaires. 1 à 3 jours de délai peut être nécessaire avant de recevoir le paiement. Notez que l’ajout d’un RIB, notamment à l’international, peut aussi être limité par certaines banques.

• Paiement de caution via les plateformes de location :

Si l’on prend l’exemple des 5 plateformes de location avec lesquelles nous sommes connectés, voici comment vous pourriez gérer la caution :

• Airbnb : le plus simple ! Airbnb garde une empreinte carte bancaire et vous donne un délai de 48h après le départ des voyageurs pour signaler un incident et utiliser la caution.

• HomeAway : en tant que client BookingSync connecté à HomeAway via API, la passerelle de paiement configurée dans votre compte BookingSync est utilisée pour l’encaissement des réservations HomeAway. A vous de définir dans votre compte BookingSync, si vous souhaitez encaisser la caution lors du paiement de la réservation (avec le solde généralement) ou bien gérer cela à l’arrivée.

• Booking.com : ne gère pas les cautions, jusqu’à présent la majorité des gestionnaires reçoivent de la part de Booking.com les coordonnées de carte bancaire des voyageurs et les débitent manuellement ou font une empreinte carte bancaire avec leur passerelle de paiement, ou bien encore gèrent la caution à l’arrivée. Nous proposerons bientôt la même intégration de paiement qu’avec HomeAway, il sera donc possible de débiter la caution avec la réservation lors du paiement.

• TripAdvisor : encaisse la caution du voyageur et vous donne 7 jours après le départ du voyageur pour déclarer un incident et utiliser la caution. Sans incident, TripAdvisor rembourse le voyageur.

• misterb&b : ne gère pas les cautions.

Pour HomeAway, Booking.com (bientôt), TripAdvisor et misterb&b, si vous décidez de ne pas encaisser les cautions lors du paiement du séjour et de ne pas collecter la caution via ces plateformes, vous pourrez via une Notification BookingSync, demander le paiement de la caution avec un lien de paiement sécurisé et collecter l’argent via votre passerelle de paiement, par exemple.

La question des cautions est un point certes épineux, mais essentiel à la gestion de vos locations saisonnières et à votre tranquillité d’esprit. Prenez le temps de comparer les solutions existantes sur le marché pour trouver celle qui vous conviendra le mieux, selon vos priorités : gain de temps, économie d’argent ou simplicité d’utilisation.

Envie d’en savoir plus ? Voici deux vidéos proposées par Propriétaire Libre et Louer-en-courte-durée, deux experts de la location saisonnière francophone :